• Wybór formy i miejsca
• Przepisy
• Krok po kroku planowanie, przygotowanie i realizacja
• Kilka praktycznych porad
• Przykłady planów pracy oraz tras kilku obozów

Organizacja obozu zagranicznego - wskazówki krok po kroku

Adresat:

Opis systemu organizacji obozu:

• uniknąć sytuacji, w której tylko mała grupa uczestników zaharowuje się, żeby zbudować obóz, podczas gdy reszta nie bierze udziału w przygotowaniach;
• wychować ludzi do współodpowiedzialności za obóz, pokazać im, że to od nich zależy ostateczny wynik pracy budujących obóz; 
• przekazać ludziom nowe umiejętności poprzez zlecanie im mniejszych zadań;
• zbudować przywiązanie uczestników do obozu przez ich własny wkład. 

Pierwsza decyzja

Same początki - organizacja pracy

1. Dojazd do kraju transport na miejscu. Przegląd możliwości dojazdu, wybór najlepszej. Zdobycie rozkładów jazdy wszystkich środków komunikacji, zabranie ze sobą kilku egzemplarzy. Wiedza o szczegółach dotyczących komunikacji (np. w Rumunii bilety kolejowe można kupić najwcześniej godzinę przed odjazdem pociągu, na Ukrainie trzeba wiedzieć, co to takiego Plackarta, trzeba wiedzieć, na jakie pociągi obowiązuja miejscówki, czy istnieją bilety peronowe, etc).
2. Wybór atrakcji turystycznych, które chcemy zobaczyć. Przeczytanie przewodników po kraju, wybór najciekawszych miejsc. Wskazanie konkretnych regionów kraju, głównych punktów, które trzeba zobaczyć. To punkt wyjścia dla pracy grup nr 1, 3 oraz 4.
3. Przygotowanie wiedzowe o kraju - histora, zwiedzane miast, ciekawostki. Przygotowanie pomysłu na to, jak będziemy zwiedzać poszczególne odwiedzane miasta, przygotowanie informacji dla wszystkich, co gdzie warto zobaczyć i sposobu jej podanie. Przygotowanie zajęć związanych z historią, kulturą, etc. kraju (np. teatrzyk w Norwegii, papryczki w Rumunii).
4. Wybór dokładnych tras przemarszu w każdym regionie, załatwianie map, poznanie specyfiki chodzenia tam. Zdobycie jak najlepszych map regionu, powielenie ich w odpowiedniej liczbie egzemplarzy (muszą być przynajmniej 4), wybór tras punkt po punkcie (oczywiście, jak na każdym wędrownym, nie będą realizowane idealnie, ale plan jakiś trzeba założyć). Dowiedzieć się, co trzeba wziąć pod uwagę w terenie (np. zagrożenia niedźwiedziami, lawinami, opłatami klimatycznymi, zakazami biwakowania, parkami narodowymi, ciężkie warunki terenowe typu gołoborza, brak wody, brak drewna, brak możliwości robienia zakupów - o każdej takiej rzeczy trzeba informować stosowne grupy wystarczająco wcześnie, żeby zdążyły coś załatwić)
5. Finanse wyjazdu - szacowanie kosztów, podejmowanie decyzji finansowych. Non-stop nękanie wszystkich grup o podawanie kosztów tego, co planują, realizowanie preliminarza. Trzeba zostawić sobie jakąś rezerwę 1, czyli rezerwę w budżecie na np. nadwyżki noclegów przy obrzydliwej pogodzie, oraz rezerwę 2 - wziąć jakąś wymienialną gotówkę, np. dolary, gdyby coś się stało. Pomyśleć, gdzie, kiedy i jak będziemy wymieniać gotówkę (czy przez dolary, czy bezpośrednio, czy na granicy, czy w Warszawie - zdobyć potrzebną wiedzę)
6. Sprzęt na wyjazd - namioty, kuchenki, etc. Tu mam wrażenie istnieją wskazówki Taboreta. Trzeba zdecydować, co będzie potrzebne - jakie namioty, jaki sprzęt pionierski (saperki, toporki), czy brać kuchenki (załatwić paliwo), załatwić to wszystko, zweryfikować zdatność do użycia sprzętu drużyny (naostrzyć saperki, toporki, zaimpregnować namioty), załatwić dziwne rzeczy typu prysznice, baniaki na wodę (baardzo pożyteczna rzecz, nie trzeba non-stop latać po wodę, tylko jest na miejscu), garnki, sznurek, stwierdzić, co ludzie powinni mieć ze sobą ze sprzętu (noże, drewniane łyżki, etc)
7. Program wyjazdu - zajęcia, gry, etc. Przygotować dokładne plany zajęć. Gdy będzie już znana trasa, poumieszczać je w odpowiednich punktach planu, dowiedzieć się, ile będzie dni stacjonarnych, ile czasu wolnego, etc. Pomyśleć nad obrzędowością wyjazdu (np. paciorki na Rumunii, listy)
8. Załatwianie papierów harcerskich - przed i po, kontakt z hufcem i chorągwią. Dowiedzieć się, do kiedy trzeba zarejestrować obóz i jakie papiery trzeba złożyć (powinien to wiedzieć hufiec). Upewnić się w chorągwi. Pokopać odpowiednie grupy, żeby sporządziły odpowiednie papiery. Załatwianie tego dobrze wcześniej redukuje robotę na później (to zresztą dotyczy bardzo wielu rzeczy). Dowiedzieć się też jakie papiery będą potrzebne do rozliczenia obozu (karty kwalifikacyjne, komplet paragonów, raporty żywieniowe, faktury na wszystko, potwierdzenie nieużywania sprzętu hufcowego) - sporo z tych rzeczy można i wygodniej jest przynajmniej przygotowywać na bieżąco, co zmniejsza obrzydliwą robotę powyjazdową.
9. Zbieranie wiedzy o kraju, warunkach, przepisach, języku, etc. Odwiedzić ambasadę, ew. przynajmniej zadzwonić do niej. Pogadać z jak największą liczbą ludzi, którzy tam byli. Sprawdzić przepisy tyczące obozowania na dziko i palenia ognia, przepisy wjazdowe (czego nie wolno wwozić - często są ograniczenia na żywność, czy jest minimum kasowe na wjeździe, czy są wizy, czy są opłaty wjazdowe).
10. Żarcie, przemyślenie żywienia na miejscu, co trzeba wziąć z Polski. Tu chyba istnieją wskazówki Taboreta, generalnie podczas wyjazdu do drogiego kraju należy wziąć jak najwięcej lekkiego ze sobą, a przy wyjeździe do dzikiego - jak najwięcej dziwnych rzeczy, ktorych dostanie może być problemem. Pomyśleć o tym, jak będziemy gotować, ile garnków potrzeba, ile kuchenek. Czy jest jakieś żarcie do jedzenia na trasie. Co wziać ze sobą na podróż z Polski (np. wodę)
11. Papiery nieharcerskie - tu przychodzą mi do głowy tylko ubezpieczenia i paszporty. Zdecydować, czy każdy załatwia ubezpieczenie we własnym zakresie i SKONTROLOWAĆ, czy też kupujemy grupowe. Zebrać dane z paszportów, wymusić na ludziach, którzy mają nieaktualne zdjęcia, żeby zmienili paszporty (to zajmuje około 3 miesiące, więc trzeba się za to zabrać jakieś 5 miesięcy przed wyjazdem najpóźniej)
12. Pisanie planu pracy wyjazdu. To akurat lekka broszka, jeśli ktoś umie pisać plany pracy. Zazwyczaj wystarczy odpowiednio przerobić poprzedni J
13. Tworzenie ogólnej wizji wyjazdu - typowy plan dnia, system organizacji pracy na miejscu, etc. Tu duży udział musi mieć przyszły faktyczny komendant obozu (zawsze dotychczas był to jednocześnie główny organizator, i ja, także nie wiem, czy da się rozdzielić funkcje faktycznego komendanta i głównego organizatora. Optycznie to kiepski pomysł). Podział ludzi na zastępy. Czy są osobne zastępy i wachty (chyba spróbowałbym jednak tym razem spoić zastęp i wachtę w jedno, nie widzę silnych przeciwwskazań, a oddzielenie jednego od drugiego generowało baaardzo niedoświadczonych wachtowych - argumentem przeciw było to, że zastępowi jako równolegle wachtowi i jeszcze być może szefowie innych grup zadaniowych będą mieli ciągle coś na głowie - trzeba to każdorazowo wyważyć). Negocjacje - czy obóz jest bardziej półstacjonarny, czy wędrowny. Ile chodzenia. Etc.
14. Kontakt z wszystkimi organizacjami na miejscu, które chcemy spotkać (np. miejscowi skauci). Tego nigdy nie udało się skutecznie przeprowadzić, więc nie mam wiele mądrego do powiedzenia.
15. Zapisy na obóz, siatka komunikacyjna obozu, terminy. Trzeba skoordynować zapisy i zbierać informacje od ludzi - wpierw w jakiej chcą być grupie, potem preferencje zastępowe, zebrać komplet danych osobowych, grupa żarciowa może chcieć zebrać przed wyjazdem preferencje ludzi, główny organizator może chcieć poznać ich opinię na wiele tematów (kościół w niedzielę, preferencje chodzeniowe, miasta czy góry, wiele czy nieliczne miejsca, etc). Trzeba zorganizować system przekazywania informacji w te i wewte - zebrać maile lub telefony, ustalić, kto do kogo dzwoni i pisze, kto zbiera informacje zwrotne.
16. Ewentualne załatwianie dofinansowań. To trzeba załatwiać szybko, zazwyczaj jeszcze na jesieni. Potem jednak pewnie trzeba się zatroszczyć o to, co trzeba złożyć, jak trzeba rozliczyć obóz, etc. Zapewne po wzięciu dotacji trzeba będzie mieć faktury na dokładnie wszystkie wydatki, dowiedzieć się, jak to dokładnie wygląda.
17. Troska o uczestników. Przygotowanie zebrania informacyjnego dla tych, którzy nie byli dotychczas na takim wyjeździe - co trzeba powiedzieć (lista rzeczy do zabrania, na zastęp i na osobę, informacje o charakterze obozu, ewentualny kontakt z rodzicami), przygotowanie spotkania przedwyjazdowego (to dotychczas słaby punkt, trzeba to dobrze przemyśleć, siąść komendą i spisać, co jest do zrobienia, wykombinować sposób zrównoleglenia i porządnie zaplanować na papierze, to może w końcu dowiemy się, jak to robić). Opracowanie planów awaryjnych i dostarczenie wszsytkim uczestnikom zestawów awaryjnych, łącznie z telefonami, powiedzenie, jak się zachowywać przy typowych niebezpieczeństwach.
18. Zatroszczenie się o to, żeby ktoś napisał kronikę wyjazdu, żeby pojechał aparat fotograficzny i był używany, żeby pojechała odpowiednia liczba gitar i śpiewników (gitarzyści będą też zapewne wdzięczni, jeśli pojawią się kapodastry i przynajmniej jeden stroik, chyba, że jest ktoś z wystarczającym słuchem)

Zapisy wstępne:

Praca w grupach:

Na samym obozie - organizacja:

Teraz małe streszczenie (komenda oznacza organizatora + szefów grup):

Pokaż 1 z 1 komentarzy